Zeit ist eine sehr begrenzte und merkwürdige Ressource, denn im Gegensatz zu einigen anderen Gütern haben alle Menschen von Natur aus gleich viel Zeit pro Tag. Zeit kann nicht ver- oder gekauft, nicht aufbewahrt, verändert oder vervielfältigt werden. Wie also willst du diese Ressource managen? Zeitmanagement funktioniert nicht, Zeitmanagement ist tot!
Denn geht es bei all den Möglichkeiten und Aufgaben, die du hast und der einen, immer knapperen Ressource Zeit tatsächlich darum, genau letztere zu managen? Wie managst du Zeit? Wie machst du das? Geht es um Zeitmanagement oder geht es nicht viel mehr darum, dich selbst zu managen, zu disziplinieren – getreu dem Motto „Zeit hat man nicht, Zeit nimmt man sich“!?
Die große Herausforderung ist, das Richtige zur richtigen Zeit zu tun und nicht die Einhaltung von ToDo-Listen oder Terminplänen. Es geht also um Prioritäten und Selbstmanagement, nicht um reine Katalogisierung, Strukturierung und Abarbeitung von Terminen und Aufgaben.
Mir helfen dabei folgende drei Regeln.
1. Kenne das Ziel, das Warum
Mach dir bewusst, welche Ziele du hast und warum. Warum möchtest du das? Was erwartest du dir davon? Gibt es eine Gewichtung, eine Reihenfolge bei deinen Zielen? Sind sie voneinander abhängig?
Dieser erste Schritt wird dir dabei helfen, zu erkennen, welchen Wert deine Ziele haben und damit auch, welchen Wert zukünftige Aufgaben bezüglich dieser Ziele haben, also wie wichtig diese für die Erreichung deiner Ziele sind. Das Wissen über die Wichtigkeit ist nicht nur Voraussetzung für Regel 2, der Priorisierung, es ist auch Voraussetzung, um eventuell Alternativen zu finden.
2. Priorisiere deine Aufgaben ständig neu
Was unser heutiges Wissen angeht, ist Zeit etwas lineares. Daraus folgt auch, dass es Zeitpunkte gibt, die näher am Jetzt liegen und andere, die in ferner Zukunft liegen. Damit befinden sich auch deine Aufgaben und Handlungen in unterschiedlicher Entfernung auf dieser Linie. Es geht also darum, dass du deine Handlungen, deine Aufgaben in einer sinnvollen Abfolge auf diese Zeitlinie fädelst und diese umsetzt.
Neben der Wichtigkeit berücksichtige ich bei der Bewertung bzw. Priorisierung meiner Aufgaben deswegen auch immer die Dringlichkeit. Ich tue möglichst nichts, was nicht wichtig ist. Zudem versuche ich gleichzeitig das Wichtige möglichst dann zu tun, wenn es noch nicht dringend ist. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, also Krisen und Notfälle, erzeugen Druck, Stress und andere negative Einflussfaktoren, die letztlich dafür sorgen, dass du reagierst statt zu agieren und immer mehr wichtige Aufgaben dringend werden – ein Teufelskreis!
Bewerte und priorisiere deine Aufgaben bezüglich Wichtigkeit und Dringlichkeit wann immer sich deine Umgebung verändert oder neue Aufgaben hinzukommen bzw. du welche erledigt hast. Das ist der Unterschied zu einem Plan – du bleibst flexibel und passt dich und deine Handlungen stets deiner Realität an.
3. Sei diszipliniert bei der Umsetzung
Regel 3 ist die, auf die es wirklich ankommt: Zeig Disziplin bei der Umsetzung und handel entsprechend deiner Prioritäten!
Mach dir immer wieder bewusst, warum du die Priorisierung getroffen hast, welche Ziele du damit erreichen willst und welche Konsequenzen es hat, wenn du dich nicht daran hältst.
Lenke dich nicht mit unwichtigen, wenn auch möglicherweise dringenden, Unterbrechungen ab. Lerne „nein“ zu sagen. Fokussiere und konzentriere dich auf die wichtigen, nicht dringenden Aufgaben, denn dort liegen die zukünftigen Erfolge und Chancen.
Put first things first!
